Näin tilataan painetut kangaskassit rajojen yli: toimitus hotelliin, toimistoon tai tapahtumapaikalle

Jos painetut kangaskassit tarvitaan odottamaan hotellissa, toimistossa tai tapahtumapaikalla toisessa maassa, ne voi tilata verkosta mistä tahansa ja toimittaa suoraan kyseiseen osoitteeseen.

Yritys voi sijaita Yhdysvalloissa, Dubaissa, Singaporessa, Isossa-Britanniassa tai aivan muualla, kunhan kassit menevät eurooppalaiseen kohteeseen.

Tämä opas käy läpi, miten koko prosessi toimii, mitä tapahtumapaikan kanssa kannattaa sopia ja milloin tilaus on tehtävä, jotta kassit ovat paikalla ennen vieraita.

 

Voiko painetut kangaskassit tilata yhdestä maasta ja toimittaa toiseen?

Kyllä, ja se on aivan tavallinen tapa tilata.

Laskutusosoite pysyy omassa maassa, ja toimitusosoite on yksinkertaisesti se paikka Euroopassa, jossa kassit tarvitaan. Osoitteiden ei tarvitse olla samat.

Kassit valmistetaan Euroopassa ja lähetetään Euroopan sisällä, joten mitään ei tarvitse tuoda itse maahan. Se on tärkein syy siihen, että tapa toimii niin sujuvasti kiinteän päivämäärän tapahtumissa.

Toimitamme kaikkiin 27 EU-maahan, ja tavallinen toimitus EU:n sisällä sisältyy hintaan, ellei tuotesivulla toisin mainita.

Meille on tärkeää, minne kassit toimitetaan, ei se, missä tilaaja tilatessaan istuu.

 

Ketkä tilaavat painettuja kangaskasseja toimitettaviksi rajojen yli?

Kolme ostajaryhmää käyttää tätä reittiä useimmin.

Ensimmäinen ryhmä ovat EU:n sisällä toimivat yritykset, jotka tilaavat toiseen EU-maahan. Pääkonttori yhdessä maassa tilaa esimerkiksi tervetulokasseja konferenssiin, joka järjestetään toisessa.

Toinen ryhmä ovat Euroopassa mutta EU:n ulkopuolella toimivat yritykset ja järjestäjät, esimerkiksi Norjassa, Sveitsissä tai Isossa-Britanniassa, jotka tarvitsevat kasseja EU:ssa sijaitsevaan paikkaan.

Kolmas ryhmä ovat kauempaa tulevat yritykset, esimerkiksi Yhdysvalloista, Dubaista tai Singaporesta, jotka järjestävät tapahtuman, kokouksen tai toimiston avajaiset Euroopassa.

Kaikki kolme tekevät samanlaisen tilauksen. Kassi valitaan, logo ladataan, toimitusosoite Euroopassa syötetään ja maksu hoidetaan verkossa.

Ainoa asia, joka vaihtelee, on arvonlisäveron käsittely, jota käsitellään tarkemmin alempana.

 

Miten ulkomaille toimitettava tilaus tehdään vaihe vaiheelta?

Vaiheita on kuusi, ja useimmat vievät vain muutaman minuutin.

1. Valitse kassi. Valitaan tapahtumaan sopiva malli, paino ja väri, ja tarkistetaan oman määrän hinta tuotesivulta.
2. Lataa logo. Vektoritiedosto (AI, EPS tai PDF) on paras, mutta yksinkertaisiin kuvioihin voi riittää myös korkearesoluutioinen PNG.
3. Syötä toimitusosoite Euroopassa. Käytetään hotellin, toimiston tai tapahtumapaikan täydellistä osoitetta sekä paketin vastaanottavan henkilön nimeä.
4. Maksa verkossa. Hinnat näytetään euroina ilman arvonlisäveroa, ja toimitusmaan arvonlisävero lisätään kassalla.
5. Hyväksy vedos. Tarkistamme painotiedostot ja lähetämme digitaalisen vedoksen, eikä mitään paineta ennen kuin vedos on hyväksytty.
6. Odota toimitusta. Tuotanto ja toimitus kestävät yleensä 10–15 työpäivää vedoksen hyväksymisestä.

Vähimmäistilaus alkaa 25 kappaleesta kuviota kohti valituilla kasseilla, joten pienikin tiimitapahtuma voi tilata ammattimaisesti painettuja kasseja.

Jos asiasta halutaan ensin keskustella, toimitusmaa ja määrä voi lähettää meille, ja vahvistamme tiedot ennen tilausta.

 

Voiko kassit toimittaa suoraan hotelliin, toimistoon tai tapahtumapaikalle?

Useimmiten voi.

Voimme toimittaa yritysosoitteeseen, tapahtumapaikalle, toimistoon, hotelliin tai varastoon. Lähetämme myös neutraalisti ilman lisämaksua, eli paketissa ei ole Prints & Bags -brändäystä eikä hinta-asiakirjoja.

Neutraali lähetys on kätevä, kun kassit ovat vierailla yllätys tai kun vastaanoton pitää vain nähdä tapahtumalle tuleva toimitus.

Jokaiseen osoitteeseen tarvitaan nimetty henkilö, joka ottaa paketin vastaan. Tapahtumapaikat kieltäytyvät usein vastaanottamasta lähetyksiä, joita ei ole osoitettu kenellekään tietylle.

Jos tilaus tehdään hotelliin tai lomakohteeseen kaukana kotimarkkinasta, räätälöidyt kassit hotelleille, lomakohteille ja kansainvälisille tapahtumapaikoille -sivumme selittää prosessin tarkemmin.

Täydellinen osoite ja nimetty yhteyshenkilö ratkaisevat useimmat toimitusongelmat ennen kuin ne syntyvät.

 

Mitä hotellin tai tapahtumapaikan kanssa kannattaa sopia ennen kuin kassit saapuvat?

Lyhyt sähköposti tapahtumapaikalle muutamaa viikkoa aiemmin säästää paljon stressiä itse päivänä.

Kannattaa kysyä, ottaako vastaanotto tai tapahtumatiimi vastaan toimituksia vieraille tai järjestäjille, ja mistä päivästä alkaen. Jotkin paikat ottavat paketteja vastaan vasta muutamaa päivää ennen tapahtumaa, eivätkä toiset pysty säilyttämään isoja laatikoita.

Sovitaan, kuka kuittaa paketin, ja annetaan meille tuo nimi sekä puhelinnumero kuljettajaa varten. Tarkistetaan myös, milloin toimituksia vastaanotetaan, sillä sunnuntaina saapuva kuljettaja ei välttämättä tapaa ketään.

Kysytään, missä kassit säilytetään ja kuka vie ne ilmoittautumispisteeseen tai vierashuoneisiin. Häissä kannattaa varmistaa, voiko hotelli asettaa kassit huoneisiin ja veloittaako se käsittelymaksua.

Kun tapahtumapaikka on hyväksynyt järjestelyn kirjallisesti, tarkat toimitustiedot lähetetään meille ja viesti säilytetään.

 

Milloin kassit kannattaa tilata konferenssiin, häihin tai tapahtumaan?

Lasketaan taaksepäin päivästä, jolloin kassien on oltava paikalla, ei tapahtuman alkamispäivästä.

Tuotanto ja toimitus kestävät yleensä 10–15 työpäivää vedoksen hyväksymisestä. Painotiedostojen tarkistukseen ja oman vedoksen hyväksymiseen lisätään kaksi tai kolme päivää, ja juuri tämä vaihe viivästyy useimmin.

Sen jälkeen lisätään muutaman päivän puskuri, jotta kassit voivat saapua ajoissa ja ne ehditään tarkistaa. Kiinteällä päivämäärällä noin neljän viikon varoaika on mukava suunnitelma.

Ulkomaisissa tapahtumissa kannattaa jättää lisävaraa tapahtumapaikan omille säännöille, sillä jotkin hotellit ottavat toimituksia vastaan vain lyhyen aikaikkunan sisällä.

Jos määräaika on tiukempi, meihin kannattaa ottaa yhteyttä ennen tilausta, ja kerromme rehellisesti, onnistuuko se. Kiiretilauksia ja kangaskassien todellista toimitusnopeutta Euroopassa käsittelevä oppaamme selittää, mitä voidaan nopeuttaa ja mitä ei.

Etukäteen suunnittelu on lähes aina edullisempaa kuin kiirehtiminen.

 

Mikä kassi sopii parhaiten konferenssiin, häihin tai toimistoon?

Oikea kassi riippuu siitä, mihin sitä käytetään tapahtuman jälkeen.

 

Kassit konferensseihin ja messuille

Konferenssiin tai messuille kevyt puuvillakassi on vakiovalinta.

140 g/m² puuvillakassi pitää kappalehinnan matalana, kun tarvitaan määrää, ja se mahtuu matkalle litteäksi pakattuna. Se on myös kassi, jonka useimmat osallistujat vievät mukanaan kotiin ja käyttävät uudelleen.

Kevyet kassit pitävät paketin painon alhaisena isoissa tilauksissa.

 

Tervetulokassit häihin

Häissä vieraat säilyttävät yleensä kassin, joka tuntuu vankemmalta ja näyttää hyvältä kuvissa.

Painavampi 220 g/m² puuvillakassi tai sivutaitteilla varustettu canvas-kassi mahduttaa vesipullon, välipalan ja pienen lahjan ilman, että saumat rasittuvat. Yksivärinen paino pitää kuvion yksinkertaisena ja tyylikkäänä, ja tumma kangas painetaan valkoisen pohjavärin päälle, jotta väri on puhdas ja peittävä.

Häiden tervetulokasseja tapahtuma- ja hääsuunnittelijoille käsittelevä oppaamme kertoo lisää.

Kassi, josta on hyötyä viikonlopun jälkeenkin, on se, joka jää mieleen.

 

Kassit toimistoon ja tiimille

Toimiston avajaisiin tai uusien työntekijöiden tervetulopakettiin kassi on osa brändiä.

220 g/m² kassi tai vankka sivutaitteilla varustettu kassi tuo hienomman tunnun, ja logo näkyy joka päivä matkalla töihin.

Paino valitaan haluttavan vaikutelman mukaan, ei vain hinnan perusteella.

Valinnasta riippumatta oman määrän hinta kannattaa tarkistaa tuotesivulta ennen tilausta.

 

 

 

 

Miten vedokset ja kysymykset hoidetaan aikavyöhykkeiden yli?

Kaikki tilaukseen liittyvä hoidetaan sähköpostilla, joten aikaero on harvoin esteenä.

Lähetämme digitaalisen vedoksen sähköpostilla painotiedostojen tarkistuksen jälkeen, ja tuotanto alkaa, kun vedos hyväksytään. Jos tiimi on Dubaissa, Singaporessa tai Yhdysvaltain länsirannikolla, vedos kannattaa katsoa työpäivän alussa, jotta vastaus tavoittaa meidät tunneissa päivien sijaan.

On myös hyödyllistä nimetä yksi päättäjä ja yksi varahenkilö, jotta loma tai pitkä kokous ei jätä vedosta odottamaan. Tapahtumapaikan yhteyshenkilö kannattaa ilmoittaa meille ajoissa, koska kuljettaja soittaa juuri hänelle.

Nopea vedoksen hyväksyminen on edullisin tapa säästää päiviä.

 

Mitä kannattaa tarkistaa, kun kassit saapuvat?

Paketti kannattaa tarkistaa saapumispäivänä, kun kuljettaja ja tapahtumapaikan henkilökunta ovat vielä paikalla.

Laatikot lasketaan lähetyslistaa vasten ja vaurioituneet pakkaukset tarkistetaan ennen kuittausta. Jos laatikko on vaurioitunut, otetaan kuva ja merkitään asia kuljetusasiakirjaan.

Yksi laatikko avataan ja kassia verrataan hyväksyttyyn vedokseen, logon sijoitusta, väriä ja kokoa tarkastellen. Jos jokin näyttää väärältä, meille kirjoitetaan samana päivänä kuvien kera.

Tämän jälkeen kassit siirretään kuivaan ja turvalliseen paikkaan tapahtumaan asti.

 

Miten arvonlisävero ja laskutus toimivat, kun tilataan EU:n ulkopuolelta?

Sivuston hinnat näytetään euroina ilman arvonlisäveroa.

Toimitusmaan arvonlisävero lasketaan kassalla, ja yritykset saavat tilauksesta asianmukaisen laskun. Laskutusosoite voi pysyä omassa maassa.

Jos yritys on arvonlisäverorekisteröity muussa EU-maassa kuin Virossa, ALV-tunnus voidaan syöttää kassalla, jolloin arvonlisävero poistuu käännetyn verovelvollisuuden perusteella eli 0 %. ALV-tunnuksen kenttä näkyy puhelinnumeron alla, kun täysi osoite postinumeroineen ja kaupunkeineen on täytetty.

Tunnuksen voimassaolon voi tarkistaa Euroopan komission VIES-työkalulla.

Jos yritys sijaitsee EU:n ulkopuolella, toimitusmaan arvonlisävero lasketaan kassalla, ja meiltä voi kysyä ennen tilausta, jos on epävarma siitä, miten se koskee omaa tilannetta. EU:n arvonlisäverosta ja OSS-järjestelmästä suurissa kassitilauksissa kertova oppaamme selittää säännöt tarkemmin.

Tämä osio on yleistä tietoa eikä veroneuvontaa, joten kirjanpitäjä voi vahvistaa, miten asia koskee omaa yritystä.

 

Mitä jos tapahtumapaikka on itse EU:n ulkopuolella?

Yllä kuvatut reitit koskevat EU:n sisällä sijaitsevia paikkoja, ja EU:n ulkopuolinen paikka toimii eri tavalla.

Jos toimitusosoite on esimerkiksi Norjassa, Sveitsissä tai Isossa-Britanniassa, toimitus hinnoitellaan pyynnöstä. Tullit ja tuontiverot määränpäässä maksaa vastaanottaja, ja toimitusaika on pidempi.

Meihin kannattaa ottaa yhteyttä ennen tilausta, jotta voimme vahvistaa toimituskulut ja aikataulun omalle maalle. Se on tärkeintä, kun tapahtumapäivä on kiinteä.

Yhdysvaltalaisten yritysten kangaskassitilauksia EU-toimituksella käsittelevä sivumme kattaa yleisimmän rajat ylittävän tapauksen, ja 7 asiaa, jotka EU:n ulkopuolisten yritysten kannattaa tarkistaa ensin -artikkelimme käy tarkistuslistan läpi.

Kun tapahtumapaikan voi valita, EU:n sisällä sijaitseva osoite on yksinkertaisin reitti.

 

Usein kysytyt kysymykset

Nämä ovat kysymykset, joita kuulemme useimmin ulkomaille toimitettavia tilauksia tekeviltä ostajilta.

 

Voinko tilata USA:sta, Dubaista tai Singaporesta toimituksen Eurooppaan?

Kyllä.

Laskutusosoite voi olla omassa maassa, ja toimitusosoite on hotelli, toimisto tai tapahtumapaikka Euroopassa. Osoitteiden ei tarvitse olla samat.

 

Mihin maihin kassit voidaan toimittaa?

Toimitamme kaikkiin 27 EU-maahan.

EU:n ulkopuolelle, esimerkiksi Norjaan, Sveitsiin tai Isoon-Britanniaan, toimitus hinnoitellaan pyynnöstä.

 

Voitteko toimittaa suoraan hotelliin?

Useimmiten voimme.

On varmistettava, että osoite on täydellinen ja että nimetty henkilö ottaa paketin vastaan, sillä hotellit kieltäytyvät usein vastaanottamasta lähetyksiä, joita ei ole osoitettu kenellekään tietylle.

 

Sisältyykö toimitus hintaan?

Tavallinen toimitus EU:n sisällä sisältyy hintaan, ellei tuotesivulla toisin mainita.

EU:n ulkopuolelle toimitus hinnoitellaan erikseen.

 

Kauanko toimitus kestää?

Tuotanto ja toimitus kestävät yleensä 10–15 työpäivää digitaalisen vedoksen hyväksymisestä.

Tarkka aika riippuu tuotteesta, määrästä, painomenetelmästä ja määränpäämaasta.

 

Mikä on vähimmäistilaus?

Vähimmäismäärä alkaa 25 kappaleesta kuviota kohti valituilla kasseilla.

Vähimmäismäärä vaihtelee kassista toiseen, joten valitun kassin tuotesivu kannattaa tarkistaa.

 

Näenkö painatuksen ennen kuin kassit valmistetaan?

Kyllä, jokaisesta tilauksesta tehdään ensin digitaalinen vedos.

Mitään ei paineta ennen kuin hyväksyt sen, joten sijoituksen, koon ja mittakaavan voi tarkistaa.

 

Voiko paketin lähettää ilman teidän brändiänne?

Kyllä, lähetämme neutraalisti ilman lisämaksua.

Paketissa ei ole Prints & Bags -brändäystä eikä hinta-asiakirjoja.

 

Kassien tilaaminen rajojen yli on helpompaa kuin miltä kuulostaa

Painettujen kangaskassien tilaaminen ulkomaille toimitettavaksi on tavallinen ja kokeiltu reitti, eikä se edellytä, että tilaaja sijaitsee Euroopassa.

Kassi valitaan, logo ladataan, annetaan täydellinen osoite nimetyn yhteyshenkilön kanssa ja vedos hyväksytään. Tämän jälkeen varataan noin neljä viikkoa tuotantoon, toimitukseen ja varapuskuriin.

Asia tarkistetaan tapahtumapaikalta ennen paketin lähettämistä, ja meiltä kysytään ajoissa, jos kohde on EU:n ulkopuolella.

Pienellä suunnittelulla kassit odottavat huoneessa ennen vieraiden saapumista.

 

Lue lisää painetuista kangaskasseista

• Painetut kangaskassit EU-toimituksella: 7 asiaa, jotka EU:n ulkopuolisten yritysten kannattaa tarkistaa ensin
• Minne toimitamme painetut kangaskassit Euroopassa
• Tapahtumanjärjestäjän budjettitarkistuslista suurten määrien mainostuotteille
• Painetut kangaskassit yhdysvaltalaisille yrityksille: laskutettu Denverissa, toimitettu Gardajärvelle