Kangaskassit tapahtumatoimistoille omalla painatuksella

Mitä kannattaa määritellä ostaessa asiakkaalle — ja miksi

Tapahtumatoimistot ostavat kangaskasseja toisen puolesta, mikä vaikuttaa jokaiseen päätökseen. Tarjoukseen tarvitaan hinta, joka voidaan esittää asiakkaalle jo ennen sitoutumista, tarkka spesifikaatio, joka voidaan kuvata esityksessä täsmällisesti, ja aikataulu, josta voidaan pitää kiinni ilman varauksia.

Tarjoa julkaistuilla hinnoilla, ei arvioilla

Jokainen määrä- ja painoväriyhdistelmä on hinnoiteltu tuotesivulla, hinnat ilman alv:tä. Näin budjettirivi voidaan lisätä asiakkaan tarjoukseen jo samana iltapäivänä, ja tarjottu hinta on sama kuin lopullinen hinta — ei jälkikäteen tulevia tarkistuksia sen jälkeen, kun toimittaja vihdoin vastaa, mihin tapahtumatoimistojen kate yleensä valuu.

140 g/m² suurille määrille, 180–220 g/m² tervetuliaispaketteihin

Kangaspaino kannattaa valita käyttötarkoituksen, ei budjetin mukaan. Vilkkaan tapahtuman jaettavissa kasseissa 140 g/m² riittää hyvin, kun ratkaisevaa on hinta osallistujaa kohden ja kassi kantaa lähinnä esitteitä yhden päivän ajan. Konferenssien tervetuliaispaketit, VIP-vieraat ja lehdistöpäivät puoltavat 180–220 g/m² painoa, sillä nämä vastaanottajat säilyttävät saamansa kassin ja huomaavat sen tuntuman.

Värien määrä vaikuttaa hintaan enemmän kuin kappalemäärä

Silkkipainossa tarvitaan yksi seula jokaista väriä kohden, ja se veloitetaan kertaalleen per painoerä. Siksi asiakkaan nelivärinen logo 100 kassissa maksaa suhteettoman paljon enemmän kuin sama logo yhdellä värillä — ja määrän nostaminen 100:sta 300:aan kassiin lisää kustannuksia huomattavasti vähemmän kuin kahden värin lisääminen. Jos asiakkaan budjetti on tiukka, värien vähentäminen on yleensä parempi keino kuin määrän pienentäminen.

Vedoksen hyväksyntä kannattaa hankkia asiakkaalta, ei toimistolta itseltään

Painettava aineisto on harvoin toimiston omaa. Lähetämme digitaalisen vedoksen, josta värit, sijoittelu ja painokoko on vahvistettu ennen tuotannon aloitusta. Vedos kannattaa välittää asiakkaalle ja pyytää hyväksyntä kirjallisena — näin vastuu hyväksynnästä asettuu sinne, mihin riski kuuluu, ja se on prosessin edullisin vakuutus.

Maksu kannattaa aikatauluttaa osaksi hyväksyntäprosessia

Tilaukset maksetaan kokonaan ennen tuotannon aloitusta, ja niistä toimitetaan alv-lasku. Tapahtumatoimistojen projekteissa juuri tämä vaihe useimmiten pysäyttää etenemisen, kun se jää odottamaan talousosaston käsittelyä asiakkaan hyväksynnän ja painoerän välissä. Maksuehto kannattaa nostaa esiin jo tarjousvaiheessa, ei vasta hyväksyntävaiheessa.

Aikataulu kannattaa suunnitella tapahtumapäivästä taaksepäin

Tuotanto kestää noin 10–15 työpäivää digitaalisen vedoksen hyväksynnän jälkeen, minkä lisäksi tulee toimitusaika EU:n alueelle. Kun tähän lisätään asiakkaan aika vedoksen tarkistamiseen ja maksuvaihe, käytännön sääntö on aloittaa kassikeskustelu samaan aikaan kuin tapahtumapaikan varaaminen — ei vasta kun kaikki muu on jo sovittu.