Studiestart og introposer: Indkøbsguide til universiteter

Til studiestart og intro er muleposen den ting, alle nye studerende får, og derfor skal den indkøbes ordentligt: bestilles i det rigtige antal, planlægges efter en fast startdato, stemme overens med universitetets bæredygtighedspolitik og have en specifikation, der gør, at de studerende rent faktisk genbruger den rundt på campus.

Får du styr på de fire ting, bliver posen et stykke branding, der holder hele semestret, i stedet for en giveaway på førstedagen.

Denne guide fører indkøbs- og eventteams gennem beslutningerne, fra antal over tidsplan til specifikation.

Derfor er muleposen det rigtige introprodukt

En studerende bruger en mulepose til forelæsninger, biblioteket og indkøb hele året.

I modsætning til et lanyard eller en folder bliver den ved med at være synlig og brugbar længe efter introugen, og det er præcis det, et universitet vil have ud af et introprodukt.

Den bærer også resten af velkomstpakken på førstedagen, studiehåndbogen, kortet, foreningsflyerne og de gratis ting, hvilket gør den til det praktiske omdrejningspunkt for hele pakken, ligesom et welcome kit til medarbejdere.

Hvor mange skal du bestille

Universiteter kender deres optagelsestal, og det gør antallet lettere end ved et typisk event, men et par justeringer hjælper:

• Tag udgangspunkt i det bekræftede optag plus en margin. Dæk efteroptag, sene indskrivninger og brug til åbent hus med en buffer, men undgå et stort overskud, der bare står i et depotrum.
• Del op efter målgruppe, hvis der er behov for det. Bachelor-, kandidat- og internationale hold vil måske have forskelligt indhold i pakken, men som regel den samme pose.
• Overvej co-branding med institutterne. En fælles central pose med plads til et tillæg fra et fakultet eller en forening gør, at du undgår mange små separate oplag.

Fordi minimumsbestillingen starter ved 25 stk., kan de enkelte institutter eller foreninger også bestille deres egne mindre oplag ved siden af universitetets centrale bestilling.

Hele logikken bag antallet finder du i vores budgettjekliste til events.

Planlæg tidsplanen baglæns fra startdatoen

Studiestarten har en fast dato, der ikke kan flyttes, så planlæg baglæns fra den:

Hvornår	Gør dette
8-10 uger før	Bekræft design, antal og budget, og få det godkendt
6-8 uger før	Godkend en prøve inden produktion
4-6 uger før	Send hele bestillingen i produktion
1-2 uger før	Modtag, tjek og pak velkomstposerne

Den klart hyppigste fejl er at vente for længe og betale for en hastebestilling.

Fordi startdatoen ikke kan flyttes, skal du bestille i god tid.

Bliver en deadline alligevel stram, forklarer vores guide til hastebestillinger, hvad der realistisk kan lade sig gøre.

Match universitetets bæredygtighedspolitik

De fleste universiteter har en bæredygtighedsforpligtelse, og introposen er en synlig test af den.

At dele tynde plastposer ud ville klinge dårligt sammen med et net zero-løfte, og det er en af grundene til, at muleposer i bomuld er blevet standard, som vi beskriver i derfor vælger brands bomuld. For at få indkøb og politik til at hænge sammen skal du vælge en pose i genanvendt eller økologisk bomuld, og hvis politikken eller et udbud kræver dokumentation, så vælg en pose med en anerkendt certificering som GOTS eller OEKO-TEX.

Genbrugen er selve pointen: en pose, de studerende bruger hele året, er både grønnere og bedre for universitetets brand end en, der bliver smidt ud efter introugen.

Sådan specificerer du en pose, de studerende genbruger

Posen skal kunne holde til et semester med lærebøger og træningstøj.

En mulepose på 140 g/m² er det økonomiske valg til et helt optag, mens en pose på 220 g/m² føles mere solid, hvis budgettet tillader det, og posen skal bære tungere ting. Vores guide til stoftykkelser til muleposer gennemgår afvejningen. Hold trykket rent, universitetets logo gør arbejdet, og overvej at lade et lille felt stå frit til et tillæg fra et fakultet eller en forening, så ét centralt design kan bruges af mange grupper.

Bestil en prøve, så farve og tryk er godkendt, inden hele årgangens oplag går i produktion.

Co-branding for institutter, studenterråd og foreninger

Et universitet er mange brands på én gang, den centrale institution, studenterrådet, fakulteterne og snesevis af foreninger.

En gennemtænkt intropose kan betjene flere af dem. En almindelig løsning er et centralt universitetsdesign med et defineret felt til et tillæg fra et fakultet eller en forening, så én kernebestilling dækker institutionen, mens de enkelte grupper personliggør deres egne. Det holder udtrykket sammenhængende, undgår snesevis af små separate oplag og giver hver gruppe følelsen af at være repræsenteret.

Aftal den fælles skabelon og feltet til tillægget tidligt, så institutterne ved, hvor meget plads de har at arbejde med.

Har en gruppe reelt brug for sit eget design, betyder den lave minimumsbestilling, at en forening eller et institut uden problemer kan køre et lille oplag ved siden af universitetets hovedbestilling.

Logistikken i uddelingen under introugen

At få tusindvis af poser ud til tusindvis af studerende på få dage er en udfordring i sig selv, så planlæg uddelingen lige så omhyggeligt som bestillingen.

Beslut, hvor poserne bliver delt ud, ved registreringen, på kollegierne eller til en velkomstmesse, og sørg for, at lageret bliver fordelt og leveret til de steder i god tid. Pak indstikkene i poserne på forhånd, hvor det kan lade sig gøre, for det er langsomt at fylde dem på selve dagen.

Hold en reserve til sene ankomster og studerende fra efteroptaget, og få leveringstidspunktet bekræftet, så poserne når frem med god margin til at blive sorteret, inden de første studerende dukker op.

Planlæg design, antal, tidsplan og uddeling samlet, så bliver introposen et stykke branding, der holder hele semestret, i stedet for et hastværk i introugen.

Bestil i god tid, vælg en bæredygtig pose, de studerende har lyst til at genbruge, og få leveringen bekræftet i god tid før de første ankomster.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange introposer skal et universitet bestille?

Tag udgangspunkt i det bekræftede optag plus en margin til efteroptag, sene indskrivninger og åbent hus.

Undgå et stort overskud, og lad institutterne bestille mindre oplag ved siden af den centrale bestilling, hvis der er behov for det.

Hvor lang tid i forvejen skal vi bestille poserne til studiestart?

Start 8 til 10 uger før: bekræft design og antal, godkend en prøve, og send så hele bestillingen af sted 4 til 6 uger før startdatoen.

Datoen kan ikke flyttes, så bestil i god tid.

Hvilken pose passer til et universitets bæredygtighedspolitik?

En mulepose i genanvendt eller økologisk bomuld, helst med en GOTS- eller OEKO-TEX-certificering, hvis et udbud kræver dokumentation.

Genbrugen året igennem er det, der gør den reelt bæredygtig.

Hvilken stofvægt er bedst til studerende?

140 g/m² er det økonomiske valg til et helt optag; 220 g/m² er mere solid til tungere ting, hvis budgettet tillader det.

Kan de enkelte institutter bestille deres egne poser?

Ja.

Minimumsbestillingen starter ved 25 stk., så fakulteter og foreninger kan køre mindre oplag ved siden af universitetets hovedbestilling eller lægge en co-branding oven på et centralt design.

Kan institutter og foreninger co-brande introposen?

Ja.

Et fælles centralt design med et defineret felt til tillæg gør, at fakulteter og foreninger kan personliggøre én kernebestilling, så udtrykket hænger sammen, samtidig med at du undgår mange små separate oplag.

Hvordan deler vi tusindvis af poser ud i introugen?

Planlæg udleveringsstederne på forhånd, fordel og lever lageret til hvert af dem, fyld poserne med indstik på forhånd, hvor det kan lade sig gøre, og hold en reserve til sene ankomster og efteroptag.

Få leveringstidspunktet bekræftet med margin, så der er tid til at sortere, inden de studerende ankommer.

Kan en enkelt forening bestille sit eget mindre oplag?

Ja.

Fordi minimumsbestillingen starter ved 25 stk., kan en enkelt forening eller et institut køre sit eget oplag ved siden af universitetets hovedbestilling.

Hvad får de studerende til rent faktisk at genbruge en intropose?

En solid og velfremstillet pose med et rent design.

En holdbar mulepose, de studerende gerne bærer rundt på, bliver ved med at markedsføre universitetet hele året, og det er hele pointen med at vælge en god en.

Skal hele årgangen have den samme pose?

Ét centralt design er som regel bedst for både sammenhæng og økonomi, med et valgfrit felt til tillæg fra fakulteter eller foreninger.

Det holder universitetets brand konsistent, samtidig med at grupperne føler sig repræsenteret.

Hvordan undgår vi at løbe tør i introugen?

Tag udgangspunkt i det bekræftede optag plus en margin til efteroptag og sene indskrivninger, og hold en reserve på hvert udleveringssted.

Bestil i god tid, så der er tid til at sortere lageret, inden de studerende ankommer.