Come creare un welcome kit per i nuovi dipendenti (con 10 esempi)

Un welcome kit per i nuovi assunti funziona quando copre tre cose contemporaneamente: qualcosa di cui la persona ha davvero bisogno il primo giorno, qualcosa che comunica la cultura aziendale e qualcosa che sembra scelto apposta per lei invece di essere preso da uno scaffale.

Se azzecchi questi tre elementi, il kit diventa parte dell'esperienza di onboarding. Se sbagli, resta una shopper con il logo dimenticata in un cassetto della scrivania già dalla seconda settimana.

In questo articolo

• Passo 1: definisci un budget per kit prima di scegliere gli articoli
• Passo 2: copri l'aspetto pratico, culturale e personale
• Passo 3: scegli il pezzo forte del kit
• Passo 4: aggiungi gli essenziali pratici
• Passo 5: aggiungi un tocco culturale o personale
• Passo 6: decidi quando deve arrivare
• Errori comuni da evitare
• Kit essenziale o kit premium
• FAQ

Passo 1: definisci un budget per kit prima di scegliere gli articoli

Decidi il budget per persona prima di iniziare a scegliere i prodotti, non dopo.

La maggior parte delle aziende si colloca tra un kit essenziale a basso costo e una scatola più ricca con diversi articoli; la cifra conta meno del fatto di sceglierla per prima, perché è il vincolo che deve guidare tutte le altre decisioni che seguono.

Se assumi a ondate invece che una persona alla volta, decidi anche se il budget è fisso per ogni assunto o si riduce leggermente sui grandi numeri, perché questo cambia il pezzo forte che puoi permetterti.

Passo 2: copri l'aspetto pratico, culturale e personale

Nei migliori esempi di welcome kit che abbiamo visto, in aziende di ogni dimensione, lo schema si ripete: un kit che copre solo uno di questi tre bisogni sembra incompleto, anche se ogni articolo al suo interno è di alta qualità.

• Pratico: qualcosa di cui il nuovo assunto ha davvero bisogno per lavorare: un taccuino, una penna decente, delle cuffie per le call o una borsa per portare il portatile da casa all'ufficio.
• Culturale: qualcosa che comunica com'è l'azienda: una card con i valori, una foto del team o articoli brandizzati nella palette di colori reale dell'azienda invece del solito blu corporate.
• Personale: qualcosa che sembra scelto proprio per quella persona, anche solo in piccolo: un biglietto scritto a mano, uno snack di un fornitore locale o un kit che cambia leggermente in base al reparto o al ruolo.

Per un elenco più ampio di articoli che le aziende usano per riempire queste categorie, la guida di Indeed ai welcome kit per i dipendenti è un buon punto di riferimento.

Passo 3: scegli il pezzo forte del kit

Ogni welcome kit ha bisogno di un articolo attorno al quale costruire tutto il resto, e la borsa è la scelta più comune perché è l'unico elemento che deve contenere fisicamente tutti gli altri.

È anche l'articolo che con più probabilità verrà riutilizzato a lungo dopo il giorno dell'onboarding, quindi vale la pena destinargli una quota di budget leggermente più alta.

Passo 4: aggiungi gli essenziali pratici

Una volta scelto il pezzo forte, riempilo con un elenco breve e ragionato invece che con tutto quello che ti viene in mente.

Dieci kit che funzionano sempre bene:

1. Un taccuino e una penna che valga davvero la pena usare, non l'opzione più economica disponibile.
2. Una borraccia riutilizzabile o una tazza da caffè nei colori del brand.
3. Cuffie o auricolari, soprattutto per chi lavora da remoto o in modalità ibrida e sarà in call ogni giorno.
4. Un supporto per il portatile o un semplice organizer da scrivania per chi lavora in ibrido e allestisce una seconda postazione.
5. Un organigramma stampato o una card "chi è chi" per la prima settimana.
6. Calzini aziendali o un piccolo capo d'abbigliamento, che di solito vengono condivisi sullo Slack interno più di qualsiasi altro articolo.
7. Uno snack o una golosità locale, presa da un negozio vicino all'ufficio invece che da un fornitore generico.
8. Una pianta da scrivania brandizzata, per un tocco personale piccolo e a basso costo.
9. Un biglietto di benvenuto cartaceo firmato dal team diretto, non solo dalle risorse umane.
10. Una shopper della misura giusta per portare a casa il resto del kit e per essere usata poi come borsa di tutti i giorni.

Passo 5: aggiungi un tocco culturale o personale

Scegli esattamente un articolo dall'elenco "culturale" o "personale" del passo 2 e assicurati che sia davvero specifico della tua azienda, non qualcosa che potrebbe appartenere a qualsiasi datore di lavoro.

Una generica tazza con il logo copre il "pratico"; un biglietto scritto a mano dal responsabile del nuovo assunto, o una golosità del bar accanto al tuo ufficio, copre il "personale".

I kit che provano a essere personali su tutto finiscono di solito per non essere personali su niente.

Passo 6: decidi quando deve arrivare

Per chi lavora in ufficio, il kit può arrivare sulla scrivania il primo giorno.

Per chi lavora da remoto o in ibrido, spediscilo in modo che arrivi qualche giorno prima della data di inizio.

Niente svaluta un welcome kit come il fatto che arrivi quando la persona usa già da una settimana il proprio taccuino e la propria tazza.

Errori comuni da evitare

• Ordinare troppo tardi. Borse e abbigliamento richiedono tempi di produzione per la stampa; ordina in base al tuo calendario di assunzioni, non alla data di inizio.
• Saltare il campione. Controlla sempre un campione fisico o una bozza di stampa digitale dettagliata del pezzo forte prima di un ordine completo, soprattutto per gli articoli in cui il colore del brand è determinante.
• Budget uguali per tutti. Un kit identico per uno stagista e per un nuovo VP di solito svaluta il kit del VP e fa spendere troppo su quello dello stagista.
• Troppi articoli. Un kit con quindici piccoli oggetti sembra disordine; un kit con cinque articoli pensati sembra una scelta intenzionale.

Kit essenziale o kit premium

	Kit essenziale	Kit premium
Borsa principale	Shopper classica da 140 g/m² con manici lunghi	Shopper premium da 220 g/m² con soffietto
Ideale per	Grandi ondate di assunzioni, stagisti, eventi all-hands	Onboarding standard dei nuovi assunti, ruoli a contatto con i clienti
Contenuto	Taccuino, penna, biglietto di benvenuto	Taccuino, cuffie, tazza, biglietto di benvenuto

Domande frequenti

Cosa deve contenere un welcome kit per un nuovo dipendente?

Come minimo un articolo pratico (una borsa, un taccuino o delle cuffie), un articolo culturale (abbigliamento brandizzato o una card con i valori) e un articolo personale (un biglietto scritto a mano o una golosità locale). Oltre a questo, tieni l'elenco breve invece che esaustivo.

Quanto dovrebbe costare un welcome kit a persona?

Definisci il budget prima di scegliere gli articoli e fallo variare in base al ruolo: un kit più leggero per le grandi ondate di stagisti o di assunzioni stagionali, uno più ricco per le assunzioni standard a tempo indeterminato e una versione superiore per i ruoli senior o a contatto con i clienti.

Quando dovrebbe ricevere il welcome kit un nuovo assunto?

Il primo giorno per il personale che lavora in ufficio; qualche giorno prima della data di inizio per chi lavora da remoto o in ibrido, così non arriva quando si è già improvvisato una postazione.

Qual è la borsa migliore da usare come pezzo forte?

Una shopper strutturata tra i 200 e i 220 g/m² regge portatile e taccuino senza pieghe e sembra una scelta ponderata invece che promozionale; una borsa in tela da 140 g/m² funziona bene per kit a costo più basso e volumi più alti.

Il kit deve essere uguale per ogni reparto?

Non necessariamente. Molte aziende mantengono uguale in tutta l'azienda il pezzo forte e gli articoli pratici di base, poi variano un articolo culturale o legato al ruolo in base al reparto o alla seniority.