Tervetulopaketti uudelle työntekijälle: 10 ideaa, joita HR-tiimit oikeasti käyttävät
Parhaat tervetulopaketit rakentuvat yhden kestävän ja hyödyllisen esineen ympärille, joka pitää kaiken muun koossa: painetun kangaskassin.
Se kantaa paketin ensimmäisenä työpäivänä ja jatkaa sen jälkeen kassina, jota uusi työntekijä oikeasti käyttää.
Alla on 10 tervetulopaketti-ideaa, joita HR-tiimit todella käyttävät, sekä ohjeet kassin valintaan, sisältöön ja tilausmäärään, jotta paketteja ei jää liian vähän eikä kaappiin jää ylimääräisiä.
Miksi kangaskassi pitää paketin koossa
Muki jää työpöydälle.
Painettu kangaskassi lähtee talosta ulos. Se on tervetulopaketin ainoa osa, joka jatkaa työnantajabrändin näkyvyyttä perehdytyksen jälkeenkin, ja ensimmäisenä päivänä se ratkaisee aidon ongelman: uudella työntekijällä on jotain, missä kantaa tietokonetta, muistivihkoa, brändituotteita ja papereita.
Kassiin kannattaa valita hieman ryhtiä. Sivulaskoksilla varustettu 220 g/m² puuvillakassi kantaa tervetulopaketin selvästi ohutta ja litteää kassia paremmin, ja koko paketti vaikuttaa harkitummalta.
10 tervetulopaketti-ideaa, joita HR-tiimit oikeasti käyttävät
Näitä kannattaa yhdistellä tehtävän, budjetin ja sen mukaan, työskenteleekö uusi työntekijä toimistolla vai etänä:
- Painettu kangaskassi itsessään. Paketin ydin. Hillitty logopainatus takaa, että kassia käytetään mielellään myös työn ulkopuolella.
- Laadukas muistivihko ja kynä. Jokaisen paketin käytetyimmät tuotteet, ja edullisia brändätä hyvin.
- Uudelleentäytettävä juomapullo tai kahvimuki. Viestii kulttuurista, joka on jättänyt kertakäyttömuovin taakseen, ja päätyy päivittäiseen käyttöön.
- Tervetulokirje tiimiltä tai perustajalta. Halvin osa suurimmalla vaikutuksella. Lyhyt ja inhimillinen viesti voittaa yhden vempaimen lisää.
- Tekniset tarvikkeet. Läppärisuoja, johtojen järjestäjä tai webkameran suoja etä- ja hybriditehtäviin.
- Naposteltavaa tai paikallinen herkku. Kahvia, suklaata tai jotain alueellista. Pieni, lämmin ja yleisesti pidetty.
- Tiimitarroja tai läppäritarra. Edullinen tapa luoda yhteenkuuluvuutta, ja jokainen päättää itse käytöstä.
- Painettu ensimmäisen viikon opas. Keitä tavata, mistä mikäkin löytyy, mitä tapahtuu milloinkin. Vähentää ensimmäisen päivän jännitystä ja tukikysymyksiä.
- Lahjoitus- tai etuseteli. Lahjoitus työntekijän nimissä tai lounasseteli kertoo yrityksen arvoista.
- Kiristysnauhakassi treeneihin. Toinen, pienempi kassi salille tai työmatkalle laajentaa pakettia ja brändin näkyvyyttä.
Kaikkia kymmentä ei tarvita.
Kangaskassi, muistivihko ja kynä, juomapullo, lämmin tervetulokirje ja ensimmäisen viikon opas muodostavat jo yksinään täyden ja harkitun paketin.
Sivu- ja pohjalaskokset, joiden ansiosta kassi seisoo, vetää koko paketin ja pitää muotonsa. Luonteva perusta tervetulopaketille.
Katso määräalennukset →Idealle 10 kiristysnauhakassi on tavallisin toinen kassi: pieni, kevyt ja helppo pakata litteänä kangaskassin sisään.
Paketin toinen kassi. Pakkautuu litteänä kangaskassin sisään ja päätyy käyttöön salilla, työmatkoilla ja matkoilla.
Katso määräalennukset →Näin kangaskassi valitaan tervetulopakettiin
Kolme valintaa riittää:
- Kankaan paino: 220 g/m² tai paksumpi, jotta kassi kantaa paketin ja tuntuu säilyttämisen arvoiselta. 140 g/m² riittää kevyeen pakettiin tai suurempaan työntekijämäärään tiukemmalla budjetilla.
- Muoto: sivulaskos tuo syvyyttä, jolloin kassiin mahtuu laatikoita ja pulloja ilman että se pullistuu. Tietokoneita varten kannattaa varmistaa, että 13–15 tuuman kone mahtuu mukavasti.
- Painatus: logo kannattaa pitää hillittynä. Tyylikästä kassia käytetään uudelleen, mainostaulu jää kaappiin. Opas premium-kangaskasseista kertoo, miksi hillitty ilme luetaan laaduksi.
Kankaan painojen koko vertailu ennen päätöstä löytyy artikkelista kangaskassien kankaan painot.
Kuinka monta kannattaa tilata ja milloin
Perehdytys tapahtuu harvoin yhtenä isona eränä, joten tilaus kannattaa mitoittaa rekrytointirytmin mukaan:
| Rekrytointirytmi | Tilaustapa |
|---|---|
| Tasaisesti uusia joka kuukausi | Yksi suurempi kangaskassierä varastoon, paketit kootaan tarpeen mukaan |
| Muutama aloittaja kerrallaan | Pieni erä 25 kappaleesta alkaen, täydennystilaus varaston ehtyessä |
| Yksi suuri aloittajaryhmä | Yksi suurtilaus ajoitettuna saapumaan viikkoa ennen aloituspäiviä |
Koska minimimäärä on 25 kappaletta, pakettia voi testata yhdellä ryhmällä ennen skaalaamista.
Sama matalan riskin lähestymistapa kuvataan oppaassa pienerätuotannosta.
Kangaskassit kannattaa tilata riittävällä toimitusajalla, ja jos aloituspäivä lähestyy odotettua nopeammin, kannattaa lukea artikkeli pikatilauksista.
Tervetulopaketit etä- ja hybridityöntekijöille
Etänä aloittavat ansaitsevat saman vastaanoton, kotiovelle toimitettuna.
Paketti kannattaa pitää litteänä ja postitettavana: kangaskassi, muistivihko, tarrat, juomapullo ja painettu opas mahtuvat hyvin postituspakkaukseen. Kangaskassi toimii samalla pakkauksena, mikä poistaa yhden materiaalikerroksen ja tekee avaamisesta harkitumman tuntuista.
Hajautetuissa tiimeissä yhtenäinen paketti jokaiselle uudelle työntekijälle sijainnista riippumatta on yksi yksinkertaisimmista tavoista tehdä perehdytyksestä tasapuolista.
Tervetulopaketit ovat osa laajempaa henkilöstölahjojen kokonaisuutta.
Jos suunnitteilla on myös lahjoja merkkipäiviin, tapahtumiin tai koko tiimille, opas kangaskassista liikelahjana kattaa loput.
Paketin räätälöinti tehtävän ja sijainnin mukaan
Tervetulopaketti osuu paremmin, kun se sopii vastaanottajalle.
Kehittäjällä, kenttämyyjällä ja toimistopäälliköllä on erilaiset tarpeet ensimmäisellä viikolla, joten sisältöä kannattaa vaihdella saman kangaskassin ympärillä: läppärisuoja ja johtojen järjestäjä teknisiin tehtäviin, muistivihko ja hyvä kynä kaikille, paikallinen herkku toimistolla aloittaville sekä webkameran suoja tai työpöytätarvike etänä työskenteleville.
Kangaskassi pysyy vakiona ytimenä, mikä pitää paketin tunnistettavana ja tilaamisen yksinkertaisena, kun taas sisältö joustaa tehtävän mukaan.
Kansainvälisissä tiimeissä kannattaa säilyttää yksi yhtenäinen pakettikonsepti ja mukauttaa vain käytännön tuotteet maakohtaisesti, kuten pistoketyypit tai paikalliset naposteltavat.
Brändättyjen osien yhtenäisyys viestii yhdestä yrityksestä; järkevät paikalliset yksityiskohdat viestivät, että yksittäistä ihmistä on ajateltu.
Kokoaminen, varastointi ja pakettien valmiina pitäminen
Tervetulopakettien logistiikka on yhtä tärkeää kuin sisältö.
Jatkuvassa rekrytoinnissa kangaskassit ja kestotuotteet kannattaa tilata suurempana eränä, varastoida litteinä ja koota paketit sitä mukaa kun aloittajat varmistuvat, jolloin paketteja ei lopu kesken eikä sitoudu liikaa. Pieni puskuri valmiita paketteja kannattaa pitää yllättäviä tai nopeita aloituksia varten.
Ryhmärekrytoinnissa yksi suurempi tilaus kannattaa ajoittaa saapumaan viikkoa ennen ryhmän aloitusta, riittävällä varalla myöhäistä lisäystä varten.
Yksinkertainen tarkistuslista teipattuna varastokaapin oveen, jossa on lueteltu jokainen paketin osa, pitää kokoamisen yhtenäisenä silloinkin, kun pakkaajat vaihtuvat.
Juuri tämä yhtenäisyys saa jokaisen uuden työntekijän tuntemaan itsensä yhtä tervetulleeksi.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tervetulopakettiin kannattaa laittaa?
Painettu kangaskassi ytimeksi, muistivihko ja kynä, uudelleentäytettävä juomapullo, lyhyt tervetulokirje ja painettu ensimmäisen viikon opas muodostavat täyden tervetulopaketin.
Teknisiä tarvikkeita, herkkuja tai tarroja voi lisätä maun mukaan.
Mikä kangaskassin koko toimii parhaiten tervetulopaketissa?
Vakiokokoinen 38 × 42 cm kangaskassi sivulaskoksella kantaa koko paketin ja kannettavan tietokoneen.
220 g/m² tai paksumpi kangas takaa, että kassi kestää sisällön ja tuntuu säilyttämisen arvoiselta.
Kuinka monta tervetulopakettia kannattaa tilata kerralla?
Tilaus kannattaa mitoittaa rekrytointirytmin mukaan.
Muutaman aloittajan kohdalla riittää pieni erä 25 kangaskassista alkaen ja täydennystilaus tarpeen mukaan.
Suuren ryhmän kohdalla kannattaa tehdä yksi suurtilaus ajoitettuna saapumaan ennen aloituspäiviä.
Voiko tervetulopaketteja lähettää etätyöntekijöille?
Kyllä.
Paketti kannattaa pitää postitettavana ja antaa kangaskassin toimia pakkauksena.
Yhtenäinen paketti jokaiselle uudelle työntekijälle tekee perehdytyksestä tasapuolista hajautetussa tiimissä.
Kuinka paljon etukäteen tilaus kannattaa tehdä?
Kangaskassit kannattaa tilata reilulla toimitusajalla ennen aloituspäiviä.
Jos aikataulu on tiukka, kannattaa selvittää pikatilauksen mahdollisuudet sen sijaan että olettaisi sen mahdottomaksi.
Pitääkö tervetulopakettien olla samanlaisia kaikissa tehtävissä?
Painettu kangaskassi ja ydintuotteet kannattaa pitää yhtenäisinä, mutta sisältöä voi vaihdella tehtävän mukaan: teknisiä tarvikkeita kehittäjille, työpöytätuotteita toimistotehtäviin ja postitettavia tuotteita etätyöntekijöille.
Se tuntuu henkilökohtaiselta mutkistamatta tilausta.
Miten paketteja pidetään valmiina ilman ylitilaamista?
Kangaskassi ja kestotuotteet kannattaa tilata suurempana eränä, varastoida litteinä ja koota tervetulopaketit sitä mukaa kun aloittajat varmistuvat.
Pieni puskuri valmiita paketteja kannattaa pitää nopeita aloituksia varten.
Rakenna tervetulopaketti, jonka uudet työntekijät säilyttävät
Valitse kestävä kangaskassi, lataa logo ja aloita pienellä 25 kappaleen erällä.
Katso kangaskassit sivulaskoksilla →Alkaen 25 kpl · Aineisto tarkistetaan ennen painoa · Toimitus koko EU:n alueelle
